Konferens-Tips & Checklista

Det är mycket man skall tänka på när man planerar en konferens. Vilka skall delta? Vilka mål har vi? Vilken plats/anläggning skall vi välja?...

Behöver vi någon aktivitet eller underhållning? Transport, mat, allergier, övernattning... Vi kanske till och med skall ta hjälp av en erfaren konferensarrangör, för att slippa onödiga och kostsamma misstag?

 konferens-tips-checklista


 BOKA KONFERENS PÅ EGEN HAND

Eventmarket.se gör det möjligt för dig att själv hitta och boka alla ingredienser till er konferens eller kongress. Här hittar du olika konferensanläggningar, kongressanläggningar och möteslokaler, men även föreläsare, underhållning, teknik och övriga aktörer.....
» Konferens-Startsida
» Konferenslokaler
» Hitta underhållning
» Hitta föreläsare
» Konferensaktiviteter
» Konferensteknik
» Övriga Kringtjänster för er konferens


 TA HJÄLP AV EN ARRANGÖR

Om du inte känner dig bekväm med att planera och arrangera allt på egen hand, så finns gott om hjälp att få. Många gånger är det dessutom både säkrare och mer kostnadseffektivt att anlita en erfaren arrangör!

» Konferensarrangörer
En konferensarrangör eller konferensbokare, som dom också kallas, är proffs på att sy ihop hela konferensen. Deras profession är helhetslösningar för såväl stora som små möten.

» Aktivitetsarrangörer
Om du vill komplettera konferensprogrammet med någon passande aktivitet. Då rekommenderar vi dig att kontakta en aktivitetsarrangör. Eller så kan du välja bland olika aktiviteter och boka helt själv.

» Videokonferens &  Virtuella möten
Virtuella möten är lika med resefria möten. Med världsledande tekniska lösningar kan man nu genomföra nya tidens möten utan att behöva förflytta stora sällskap geografiskt.


 VISSTE DU ATT...

En konferens är en väl förberedd större eller mindre sammankomst människor emellan, som också ger möjlighet till att möta kolleger och diskutera med dem vid sidan av den schemalagda arbetstiden. En kongress innebär vanligen en samling som sträcker sig över minst en hel dag, ofta fler, och där en högtidlig middag eller bankett är en del av programmet. Även lokalmässigt är kongressen avsevärt större än konferensen!


 VÅRA KONFERENS-TIPS

...till dej som vill arrangera konferensen på egen hand:

VA UTE I GOD TID
Genom att vara ute i god tid får man mer att välja på och mer tid till att fundera på olika alternativ. Och framför allt slipper man tidspress.

SKAPA KONTAKTER
Kontakta intressanta anläggningar och ställ frågor. Det finns inga dumma frågor!

SKAPA GODA RELATIONER
Ta goda råd och se anläggningen som en partner, vilket brukar vara nyckeln till ett lyckat arrangemang. Men våga även att ställa krav. Man brukar säga att personalen på en konferensanläggning är den viktigaste resurs man har.

VAR TYDLIG
Ge tydliga mål och ramar samt var extremt tydlig i all kommunikation. Förutsätt att ingen är tankeläsare :)

GÖR EN CKECKLISTA
Tankar, förslag och åtaganden fylls på i hög takt. Lista ner dem, så att inget faller mellan stolarna. Pricka sedan av punkterna i takt med att de genomförs.

VILKA BEHOV FINNS UTÖVER SJÄLVA KONFERENSEN?
Teambuildande aktiviteter, avkopplande SPA eller roande underhållning... Finns det fysiska behov som tex. handikappanpassning...

DAGKONFERENS EL. KONFERENS MED ÖVERNATTNING?
Ibland kan det vara lättare att hålla ihop gruppen om man lägger konferensen på lite längre avstånd från hemorten. Konferens med övernattning kan även ge denna effekt som alternativ till dagkonferens. En dagkonferens i deltagarnas närmiljö är å andra sidan ett smidigt alternativ, som ändå bjuder på miljöombyte och en stunds fokus i ny miljö. Känn efter vad som passar er bäst och väg fördelar mot nackdelar.

DUBBELCHECKA OCH VAR VÄLFÖRBEREDD
Var på den säkra sidan och dubbelchecka allt som går! Har alla deltagare fått inbjudan och rellevant information? Har anläggningen koll på 'allt' i form av lokaler, mat, tider, logi...? Fungerar mickar, mentometerknappar, projektorer, bilder, konferensmaterial... Stäm av en sista gång med transportleverantören, artisterna och föreläsaren... Bättre en check för mycket än en för lite! Sånt skapar trygghet för alla parter.

VAD BEHÖVER FÖRBEREDAS INFÖR MÖTET?
Finns det onödiga, ej aktuella punkter som gör mötet ineffektivt? Finns alla underlag eller research för att kunna fatta beslut? Gå verkligen igenom mötespunkterna innan mötet och skicka ut/maila dessa, så att alla deltagare har möjlighet att förbereda sig. Om möjligt,  låt även föreläsaren och artisterna få ta del av mötets mål och innehåll. Detta ger förutsättning till större vi-känsla och 'sammanhållning'.

AKUTA SITUATIONER
Gör en kontaktlista till viktiga personer: receptionen, vaktmästaren, sjukvårdspersonal, närmaste sjukhus, tandläkare... Dessa fakta är guld värda att plocka fram vid akuta situationer! Och glöm inte att preparera 'lådan' med alvedon, plåster och kanske några halstabletter... Man vet aldrig!

ALLERGIER
Kolla upp ev. allergier och se till att alla gäster känner sig trygga och väl mottagna. Matallergier, duntäcken, rökning, djur...

UTLÄNDSKA KONFERENSGÄSTER
Ta reda på och informera extra kring regler för tex. rökning. Extra viktigt om man har sydeuropéer med, eftersom de ofta är rökare och blir milt förvånade över att rökreglerna i Sverige är så strikta. En annan sak är att utländska gäster ofta reagerar på är att vi svenska äter både ofta, mycket samt även tidigt på kvällen. För att tillmötesgå mer internationella rutiner så kan det vara bra att lägga middagen mellan kl. 20 och 22 på kvällen. Se till att ev. tolkningssystem fungerar och tänk även på att aktiviteter och underhållning hålls på engelska.

VÄL PÅ PLATS...
Första intrycket är himla viktigt. Se till att incheckning / inregistrering flyter på och att alla 'får lite mer' än vad de förväntat sig! Ett bra tips att starta konferensen på är att låta anläggningen/personalen presentera sig och sin anläggning. Det skapar en 'vi-känsla' och goda relationer, vilket brukar underlätta för alla parter.


 BRA LÄNKAR INOM EVENTMARKET.SE

» Dagkonferensanläggningar
» Konferens m. övernatting
» Slotts- & Gårdskonferens
» Kongressanläggningar
» Externa Konferensarrangörer
» Föreläsare
» Moderator & Debattledare
» Talarförmedlingar
» Artistförmedlingar
» Underhållning till konferensen
» Konferensaktiviteter

Vi önskar er stort lycka till med er kommande konferens!
/Eventmarket.se

 

emlogo-foot-since1998

Eventmarket Svenska AB | fb-rund | Ö. Hamngatan 12 | 732 30 Arboga | 0589-180 95 | info@eventmarket.se | eventmarket.se | org.nr: 556550-4015